O Gestor Eficaz - resenha crítica

Por que precisamos de gerentes eficazes

Ser eficaz é a função primordial do gerente. Inteligência, criatividade e conhecimento são muito importantes, mas apenas a eficácia pode converter tudo isso em resultados. Estas qualidades sozinhas apenas estabelecerão alguns limites para o quão longe você pode ir.

Isso parece óbvio, mas então por que, numa época onde há montanhas de livros sobre todo os os outros aspectos das funções do gerente, pouca atenção tem sido dada a eficácia?

Uma das razões é que eficácia é a tecnologia específica dos trabalhadores do conhecimento e até pouco tempo não havia muitos deles por ai. Para o trabalho manual precisamos ser eficientes, ter a capacidade para fazer certo as coisas em vez de a capacidade de fazer com que as coisas certas sejam feitas. Em outras palavras, até recentemente o principal problema das organizações era a eficiência do trabalhador manual que fazia aquilo que lhe diziam para fazer. Os trabalhadores dotados de conhecimentos não predominavam.

Mas hoje, as grandes organizações dotadas de conhecimento são a realidade central. Não temos mais que supor a existência da eficácia, temos que considerá-la seriamente. O trabalhador com conhecimento não pode ser supervisionado de perto ou em detalhe. É bastante auxiliado, mas também é preciso que se oriente para a execução e a contribuição, isto é, para a eficácia. Esses trabalhadores não produzem algo físico como um par de sapatos, mas conhecimentos, ideias e informação.Tais produtos em si mesmos são inúteis. Por isso o trabalhador esclarecido precisa prover algo que o trabalhador manual nunca precisou. Deve prover eficácia.

Que é um gerente?

O trabalho esclarecido não é definido pela quantidade nem por seu custo, mas por seus resultados. Qualquer trabalhador com conhecimentos nas organizações modernas é um gerente se, em virtude da sua posição e desse conhecimento for responsável por uma contribuição que afete materialmente a capacidade da organização  de trabalhar e obter resultados. Assim Peter Drucker chama de gerente todos os trabalhadores instruídos, sejam administradores ou profissionais individuais, de quem se espera decisões que tenham algum impacto significativo no desempenho e nos resultados da organização. Se suas decisões podem estragar tudo, você é um gerente.

Realidades do gerente

A realidade da situação do gerente torna a eficácia difícil de se conseguir. De fato, ao menos que trabalhem para se tornar eficazes o dia a dia os empurrará para a futilidade. Existem quatro realidades principais sobre as quais eles não têm em essência nenhum controle, mas que são parte integrantes das organizações.

1. O tempo do gerente tende a pertencer a qualquer outra pessoa.
2. Os gerentes são forçados a se manter em "funcionamento" ao menos que façam algo positivo para alterar a realidade em que vivem e trabalham.
3. O gerente só é eficaz se e quando outras pessoas podem usar aquilo que ele contribui. Em geral as pessoas mais importantes para sua eficácia não são aquelas sobre as quais ele exercer controle direto.
4. Toda organização é uma abstração irreal comparada a realidade do ambiente em que existe.

Estas realidades são algo que nenhum gerente pode mudar. Tais condições são necessárias a sua própria existência. O primeiro passo é, portanto, entender que você será ineficaz a não ser que faça algo a respeito.

Eficácia pode ser aprendida

Não importa qual seja seu ramo de atuação, a eficácia é algo que pode fazer toda sua capacidade e todo seu conhecimento produzir mais e gerar resultados melhores. Desta forma a eficácia merece ser reconhecida como o mais importante instrumento do gerente na busca pelo bom desempenho e a realização.

A boa notícia é que ser eficaz é algo que pode ser aprendido. Não existe algo como uma personalidade eficaz. Os gerentes eficazes diferem em temperamento, habilidades, expertises, conhecimentos e interesses. A única coisa que se têm em comum é a capacidade de conseguir que as coisas certas sejam feitas.

Em outras palavras, qualquer pessoa pode se tornar eficaz com as práticas certas e existem essencialmente cinco destas práticas:

1. Gerentes eficazes sabem empregar bem o tempo.
2. Gerentes eficazes condizem esforços para resultados.
3. Gerentes eficazes se baseiam em suas forças e não em suas fraquezas.
4. Gerentes eficazes forçam-se a estabelecer e manter prioridades.
5. Gerentes eficazes tomam decisões eficazes.

Estes serão os assuntos do resto deste livro.

Empregando bem o tempo

O suprimento do tempo é um recurso escasso, absolutamente inelástico e insubstituível. Em qualquer função gerencial uma grande parte do tempo é perdida em coisas que, uma vez terminadas, em nada ou muito pouco contribuem. Além disso, a maior parte das tarefas gerenciais exigem, para um mínimo de eficácia uma quantidade bastante grande de tempo.  

Por isso gerentes eficazes não começam pelas suas tarefas. Começam pelo seu tempo. Para isso usam um processo de três etapas:

1. Observam onde seu tempo está realmente sendo empregado.
2. Tentam controlar esse tempo e cortam demandas improdutivas.
3. Consolidam seu tempo em unidades com a maior continuidade possível.

Registro e Controle do tempo

O primeiro passo para a eficácia do gerente é registrar o emprego real do seu tempo. O método específico para realizar esse registro não é importante. O importante é que seja feito e que seja feito no momento dos acontecimentos e não antes, quando não se tem o conhecimento concreto nem depois quando se precisa confiar na memória.

Em primeiro lugar deve-se identificar e eliminar as coisas que não precisam ser feitas e que são pura perda de tempo sem resultados de espécie alguma. Não existe nenhum gerente, não importa sua posição ou organização que não possa eliminar aproximadamente um quarto das demandas de seu tempo em coisas que ninguém notará o desaparecimento.

Em seguida deve-se perguntar quais atividades podem ser feitas por outras pessoas, tão bem ou ainda melhor do que o que você faz. Lembre-se de livrar-se de qualquer coisa que possa ser feita por outra pessoa para que você possa fazer o seu próprio trabalho.

Por fim elimine o tempo dos outros que você mesmo tem jogado fora. Pergunte aos seus pares, sem ter medo da resposta: “O que é que eu faço que toma seu tempo sem contribuir para sua eficácia?”

Causas da perda de tempo

Busque também controlar as causas da perda de tempo. Muitas das perdas de tempo resultam do excesso de pessoal na medida em que uma parte cada vez maior do tempo se perde interagindo em vez de trabalhando. A mistura de relações pessoais e de trabalho é consumidora de tempo. Outra causa comum é a má organização e seu sintoma é o excesso de reuniões. Uma organização em que todos se reúnem o tempo todo é uma organização em que ninguém sabe o que fazer. Por fim, muito tempo se perde pela falta de informações ou pelas informações dadas de forma errada.

Após registro e controle, o gerente eficaz poderá estimar realisticamente qual o tempo disponível que tem para suas contribuições. O tempo é o elemento mais escasso e se não for controlado nada mais poderá ser. Seu registro e controle melhoram com a prática. Mas somente constantes esforços para controlar o tempo podem impedir a decaída.

Com o que posso contribuir?

O gerente eficaz focaliza seus esforços na contribuição.  Ele levanta os olhos de seu trabalho e olha para fora, para os objetivos. E ´pergunta: Com que posso contribuir para afetar, significativamente, o desempenho e os resultados da instituição a que sirvo? Sua ênfase é na responsabilidade. Toda pessoa que focaliza os esforços na contribuição e que toma responsabilidade pelos resultados, seja qual foi seu título ou posição na organização é, no sentido mais literal da expressão parte da “alta administração”.

Os Focos da Contribuição

A focalização na contribuição tira a atenção do gerente de sua própria especialidade, estreitas habilidades e de seu departamento, na direção do desempenho do conjunto.

Toda organização precisa de bom desempenho em três grandes aspectos:

• Resultados diretos
• Construção e reafirmação de valores
• Construção e desenvolvimento de pessoas para o futuro

Resultados diretos e Valores

O resultados diretos vem sempre em primeiro lugar pois é o que mantém a organização viva. São como as calorias na nutrição do corpo humano. Mas qualquer organização necessita também de um empenho em seus valores e sua constante reafirmação. Deve existir algo pelo que “essa organização luta”” ou acarretará em desorganização, confusão e paralisia.

Uma organização é um meio de sobrepor as limitações que a mortalidade estabelece para aquilo que uma pessoa pode contribuir em vida. Uma organização que não é capaz de perpetuar-se, falhou.

As relações humanas corretas

Gerentes eficazes têm boas relações humanas não porque tenham “talento para pessoas”, mas porque focalizam a contribuição em seu trabalho e em seus relacionamentos com os outros. Para isso nunca perdem de vista os quatro requisitos básicos das relações humanas eficazes:

• Comunicabilidade: isso significa principalmente comunicabilidade lateral, ouvir os subordinados.
• Trabalho em equipe: entender como trabalhar em conjunto de acordo com a lógica da situação e quem na organização deve usar o resultado do trabalho para que ele seja realmente eficaz
• Autodesenvolvimento: questionar-se quais conhecimentos e habilidades devem ser adquiridas para dar a melhor contribuição.
• Desenvolvimento dos outros: estimular subordinados, colegas e superiores a estabelecerem padrões necessários ao trabalho de grande impacto.

Reuniões eficazes

Nenhum gerente consegue escapar da realidade das reuniões. O gerente eficaz entretanto torna-as ferramentas para poupar tempo e focar na contribuição. Para isso deve apresentar no início de uma reunião a finalidade específica da mesma e a contribuição que deve resultar dela. Ao fim dessas reuniões ele volta a essas declarações iniciais e relata as conclusões da intenção original.

A regra geral de uma boa reunião é simples. A pessoa ou dirige uma reunião e ouve as coisas importantes que estão sendo ditas ou toma parte e fala. Não é possível fazer as duas coisas. Mas a regra primordial é focalizar desde o início na contribuição

Focalizar na contribuição é focalizar na eficácia.

Tornar a força produtiva

O gerente eficaz torna a força produtiva. Para conseguir resultados usa todas as forças disponíveis - as suas, dos associados e dos superiores. Para escolher seus auxiliares sem cair em armadilhas eles obedecem quatro regras:

1. Gerentes eficazes não supõem que as funções são criadas por Deus ou pela natureza, mas por pessoas altamente falíveis. Qualquer função que tenha derrotado dois ou três pessoas sucessivamente, mesmo que elas tenham executado bem funções anteriores, deve ser reestruturada.
2. Gerentes eficazes tornam cada função grande  exigente de modo a habilitar a pessoa a erguer-se à altura das novas exigências de uma situação diferente. As pessoas devem ter possibilidade de mostrar toda sua potencialidade.
3. Gerentes eficazes  começam pelo que uma pessoa pode fazer e não pelo que exige uma função.
4. Gerentes eficazes sabem que para conseguir forças precisam tolerar fraquezas. Nunca falam de um “homem bom” mas sim de que é “bom” para determinada tarefa. As fraquezas só devem causar preocupação se limitam o desenvolvimento completo das potencialidades de uma pessoa.

É muito importante para o indivíduo tornar sua força produtiva. E isso é muito mais do que a própria essência da eficácia. Afinal o gerente é responsável pelo trabalho dos outros e tem poder sobre suas carreiras.

Como dirigir seu chefe

Acima de tudo os gerentes eficazes procuram tornar produtiva a força do seu próprio superior. Eles sabem a importância de ser um condutor ao sucesso quanto um superior bem sucedido e rapidamente promovido.

Não é com adulação que se torna produtiva a força do chefe. Consegue-se isso sabendo que o superior é humano e tem tanto pontos fortes como limitações. O gerente eficaz não se preocupa muito com o que o chefe não pode fazer, neste caso, fortalece seus pontos fortes. Ele procura também conhecer os métodos dos seus superiores para buscar a eficácia e apresenta seu ponto de vista de uma forma acessível ao superior.

Tornar a si mesmo eficaz

Os gerentes eficazes lideram, por sua força em seu próprio trabalho. Não é muito difícil saber como conseguimos resultados, por isso os bons gerentes sempre sabem o que podem fazer e tornam-se produtivos nisso. Tornar a força produtiva é mais uma atitude do que uma prática. Se alguém se habitua a perguntar “O que eu, meus superiores e subordinados podemos fazer?” em vez de “O que não se pode fazer?” conseguirá muito cedo uma atitude correta para encontrar suas forças e usá-las. Sua meta deve ser alimentar as oportunidades e enfraquecer os problemas.

Primeiro as primeiras coisas

A concentração é necessária uma vez que o gerente tem de enfrentar tantas tarefas aguardando para serem feitas.  Por essa razão os gerentes eficazes fazem primeiro as primeiras coisas e uma coisa de cada vez. Não é a toa que consideramos a manutenção de várias bolas no ar uma proeza de circo. E mesmo o malabarista só o faz durante mais ou menos dez minutos.  Se ele continuasse por muito mais tempo acabaria por deixar cair todas as bolas.

A primeira regra para concentrar os esforços, é  esquecer o passado. O gerente deve continuamente policiar todos os programas, todas as atividades e todas as tarefas e se perguntar se ainda vale a pena fazê-las. E se não valem livrar-se dela para concentrar-se nas poucas tarefas que executadas com perfeição farão uma real diferença nos resultados e desempenhos da organização. O esquecimento sistemático do antigo é o único meio de forçar o novo.

O gerente eficaz não se empenha realmente além da única tarefa em que ele se concentra no momento. Depois, revê a situação e passa a tarefa seguinte.

Prioridades e Posteridades

Prioridades e posteridades devem ser sempre reconsideradas e revistas à luz das realidades. Isso exige coragem. Coragem de impor ao tempo e aos acontecimentos sua própria decisão sobre o que realmente importa e que vem em primeiro lugar. Essa coragem é a única esperança do gerente se tornar senhor do tempo e dos acontecimentos em vez de seu escravo.

Para identificar prioridades existem algumas regras úteis:

1. Veja o futuro em contraposição ao passado
2. Foque na oportunidade mais do que no problema
3. Escolha sua própria direção em vez de seguir os outros
4. Mire alto, aponte para alguma coisa que faça diferença em vez de escolher algo que seja seguro e fácil de fazer

Elementos da tomada de decisão

A tomada de decisão merece especial atenção em uma discussão sobre o gerenciamento eficaz. Só gerentes tomam decisões. Na verdade é isso que o define, um gerente é alguém de quem, por sua posição ou conhecimento, esperasse que tome decisões com significativo impacto para o desempenho e resultados de uma organização. Gerentes eficazes tomam decisões eficazes.

Em primeiro lugar eles não tomam um grande número de decisões. Concentram-se nas importantes. Procuram prever o que é estratégico e genérico em vez de resolver problemas, tentam tomar umas poucas decisões importantes. Tentam encontrar constantes de uma situação. Por conta disso não se impressionam demais com a rapidez para tomar decisões. Com razão, consideram isso um sintoma de raciocínio inútil. Querem impacto mais do que técnica, querem ser mais profundos do que espertos.

Em segundo lugar o tomador de decisões eficaz sabe de antemão que a medida tradicional não é a medida certa. Ora, se fosse não haveria necessidade de decisão, uma simples ajustagem resolveria. A necessidade de uma nova norma indica que a medida anterior não é mais relevante.

Decisões Eficazes

Uma decisão é uma escolha entre alternativas, um julgamento. Raramente uma escolha entre certo e errado. Uma decisão eficaz precisa ser um julgamento e para isso devemos ter alternativas entre as quais escolher. Uma decisão em que se responde apenas sim ou não é um raciocínio fechado de quem não está apreciando o assunto verdadeiramente.

É preciso que se escolha entre duas linhas de ação. Uma decisão importante é aquela que provoca dissensão e divergência, mais do que aprovação geral. As boas ideias raramente surgem por aclamação mas sim do diálogo entre ideias conflitantes e choque de pontos de vistas diferentes. Insista na divergência e no contraditório antes de tomar uma decisão. Isso estimula a imaginação e abre as mentes.

Cuidado com os fatos

Muitos livros sobre tomada de decisão dizem ao leitor para primeiro buscar os fatos. Cuidado com isso. Não existem fatos antes de haver critérios de relevâncias, por isso todo gerente eficaz inicia suas decisões com opniões. Não há nada de errado com isso desde que as opiniões sejam hipóteses testadas contra a realidade.

Mas há um fato que não deve ser esquecido. É a questão muito importante, saber se realmente é necessária uma decisão. Sempre temos a alternativa de deixar as coisas como estão. Uma decisão estratégica deve ser tomada apenas quando existe o risco de uma condição se degenerar ou de uma oportunidade se perder se nada for feito. Não devemos interferir, por exemplo, quando uma condição é desagradável mas não tem importância, é passageira e não demonstra qualquer diferença final.

Decidindo afinal

Quando todas as especificações foram bem verificadas, as alternativas exploradas e os lucros pesados na verdade a decisão já está razoavelmente feita. Nesse ponto é como se a decisão houvesse sido tomada por si mesma e é justamente aqui que a maioria das decisões se perdem.

Pode torna-se repentinamente óbvio que a decisão não vai ser agradável, popular nem fácil. Mas alguns remédios são amargos mesmo.  Só porque uma coisa é difícil, desagradável ou assustadora não há razão para que não seja feita se for a coisa certa. Mas ao mesmo tempo, o gerente eficaz não terá pressa em tomar uma decisão a não ser que esteja certo de que a compreende.

Os cinco passos de uma decisão eficaz

1. A clara compreensão de que o problema é genérico e gera um grande número de ocorrências e não uma exceção que pode ser facilmente tratada. Só questões genéricas podem ser respondidas com uma decisão estratégica. O excepcional deve ser tratado pelo que é.
2. A definição de especificações claras sobre o que a decisão tem de realizar. Ou seja, quais os objetivos dessa decisão? Quais os resultados esperados? Que condições tem de satisfazer? Qual o mínimo necessário para resolver esse problema? Em ciência chamamos isso de condições-limite.
3. A verificação de que a solução satisfaz integralmente as especificações antes de se dar atenção aos compromissos, adaptações e concessões que serão necessárias para tornar a decisão aceitável.
4. A transformação da decisão em ação pela elaboração das atitudes necessárias para executá-la.
5. Finalmente, um retrospecto contínuo que permita a verificação da eficácia da decisão contra o desenrolar real dos acontecimentos.

Notas Finais

Este livro tem duas ideias principais: a tarefa do gerente é ser eficaz e a eficácia é algo que pode ser aprendido. O autor então apresenta várias dimensões do desempenho de um gerente:

• O primeiro passo para a eficácia é registrar e controlar o uso do seu tempo
• O segundo passo é focalizar seu trabalho nas contribuições que tem a dar a organização
• O terceiro passo é tornar a força produtiva por meio da sua atitude e comportamento.
• O quarto passo é priorizar suas ações, fazer as primeiras coisas primeiro e apenas uma de cada vez.

Por fim, o autor faz uma análise sobre a tomada de decisão eficaz e a desenvolve como um processo de julgamento racional e esclarecido sobre qual o melhor caminho a seguir.

Dica do 12min

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